8 dicas para organizar a gestão de documentos

A administração de documentos é mais um dos grandes desafios da gestão pública, dado o alto volume de documentos gerados, recebidos e armazenados diariamente.

Deste modo, na falta de controle e organização, o trabalho diário pode ser prejudicado por conta de perdas, erros, atrasos e até danos físicos a estes documentos. Este problema pode não apenas acabar com a produtividade de uma equipe, como também ser responsável por um atendimento insatisfatório para a população e outros órgãos parceiros.

Pensando nisso, reunimos neste post 8 dicas para organizar a gestão de documentos no setor público. Confira!

1. Estabeleça um padrão de armazenamento

Para que os documentos não se percam diante de um grande volume, é essencial criar um padrão de armazenamento, definindo tanto um local quanto uma metodologia para que sejam organizados corretamente.

Inicie este padrão estabelecendo um local correto para cada tipo de documento.

Pode ser uma gaveta, um arquivo inteiro ou até mesmo uma sala, dependendo da quantidade de documentos. O importante é que exista alguma identificação de quais documentos devem ser guardados ali, como uma etiqueta, por exemplo.

Em seguida, crie um padrão de ordem dos documentos dentro daquele grupo. Defina se serão armazenados por ordem alfabética, por status, por período etc.

E não se esqueça de também deixar isso explicitado de forma visual para que todos se lembrem qual é o critério no momento em que forem guardar ou consultar qualquer um desses documentos.

2. Nomeie os arquivos corretamente

Além do processo de organização física, a nomenclatura de cada documento também deve seguir um padrão, principalmente se houver níveis de documentos que sejam divididos entre físicos, online e digitalizados.

Desta forma, toda a equipe saberá não só onde colocar os documentos, mas com qual nome.

3. Crie um arquivo morto

Muitos documentos juntos podem dificultar o manuseio e fazer com a equipe perca a agilidade diante da rotina diária.

Portanto, uma dica ideal é que crie um arquivo para aqueles documentos que ainda devem ser guardados, organizando-os pela sua ordem de validade, já que alguns deles não terão valor legal depois de vencido esse prazo.

Comece classificando-os entre períodos, como:

Documentos que estarão válidos nos próximos 5 anos;
Documentos que estarão válidos nos próximos 10 anos;
Documentos válidos durante vigência do contrato;
Documentos válidos durante vigência da garantia;
Documentos válidos permanentemente.

Em seguida, defina um período (mensal, trimestral, semestral ou anual) para que revisite todos eles e se desfaça daqueles que já não tem mais validade, além de transferir aqueles que apresentarem mudança em sua classificação.

Assim, com certeza você diminuirá a quantidade de documentos guardados desnecessariamente, além de saber onde estão aqueles permanentes que poderão ser utilizados a qualquer momento.

4. Faça um mutirão para a organização inicial

Já que o processo de organização de documentos tende a ser uma tarefa extensa, nada melhor do que envolver a equipe e distribuir parte do trabalho com todos os envolvidos na rotina diária.

Você pode, então, organizar um mutirão, onde dividirá cada tipo de documento para um grupo de pessoas organizar, estabelecendo as regras para que todos utilizem o mesmo padrão. Desta forma, o trabalho ganhará escala e poderá ser concluído em menor tempo, além de que todos os colaboradores ficarão por dentro do processo.

5. Treine a equipe para o armazenamento correto

Se você já dividiu a equipe para o mutirão sugerido na dica anterior, ficará mais fácil de mostrar a eles a importância de seguir o novo processo de armazenamento. Assim, todos garantirão a manutenção daquilo que foi organizado anteriormente e se sentirão parte dessa tarefa.

Se necessário, crie um manual com as regras mais importantes para o armazenamento dos documentos e entregue para todos os colaboradores. Com isso, ficará mais fácil consultarem, se houver dúvidas na hora de mexer nestes documentos e também ficará como legado para o momento em que novas pessoas chegarem ao time.

6. Não arquive nada sem conferir previamente

Depois que o trabalho inicial de organização estiver finalizado, será o momento mais difícil: manter aquilo que foi feito.

É um desafio fazer com que todos se atentem diariamente e não voltem a acumular documentos da forma como era feita anteriormente.

Logo, você deve ter o papel de lembrar o time periodicamente sobre a importância de não abandonar o trabalho feito, exigindo os mesmos critérios para os novos documentos, de modo que sejam armazenados nos padrões já definidos.

Para garantir que a sua organização não sofra um efeito rebote, o ideal é que todo novo documento passe por um processo de conferência antes de ser armazenado, para garantir que está no local correto e que será guardado de acordo com a nomenclatura e com os outros padrões previamente definidos.

7. Implemente protocolos para entrega e retirada de documentos

Se em seu setor existe um alto volume de troca de documentos, é ideal que estabeleça um sistema de protocolos para estas transições. Assim, você garante que nada se perca entre as diversas idas e vindas.

O problema é que estabelecer este sistema manualmente pode gerar ainda mais confusão e burocracia no dia a dia.

Por isso, é ideal que conte com um sistema digitalizado que registre duas vias do protocolo, relacionando a entrada ou saída de algum documento. O E-Protocolo, por exemplo, é um software que conta sempre com um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo), facilitando consultas de status desses documentos e acompanhando todo o status do processo.

8. Contrate um sistema de organização digital de documentos

Com a modernização dos softwares digitais, é possível automatizar todo o processo de documentos do seu setor, organizando-os de uma só vez em um único sistema.

Se você já está pensando em realizar as etapas de organização aqui mencionadas, pode fazer todas de forma prática e eficiente através da digitalização dos mais diversos tipos de documentos, facilitando buscas futuras e permitindo exportação sempre que necessário, além de criar um padrão focado nas novas tecnologias.

Como visto, os sistemas de organização digitais de documentos tendem a tornar todo o processo mais fácil e simples no dia a dia, otimizando o trabalho da sua equipe e garantindo a melhor gestão dos documentos.

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Esperamos que tenha ajudado. Até a próxima!

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