Como utilizar sistemas de protocolos online

Órgãos públicos, como Prefeituras, por exemplo, lidam diariamente com um alto volume de solicitações e trâmites que envolvem o atendimento aos cidadãos, empresas e outras áreas do setor público.

Isso gera não apenas o trabalho em si para a resolução dessas solicitações, mas também traz a necessidade de controlar o andamento de cada uma delas. E é aí que entram os protocolos, responsáveis por registrar o andamento de uma solicitação, garantindo que, por meio de um código, cada solicitante consulte o andamento de seu processo, de modo que qualquer procedimento referente a esse caso fique registrado e unificado em um único lugar.

Porém, adotar um sistema de protocolos é uma iniciativa que exige ferramentas capacitadas para tal, facilitando sua emissão e o acompanhamento pelo solicitante.

Ferramentas como o E-Protocolo, por exemplo, disponibilizam um programa de protocolo de documentos que conta com interface intuitiva e adaptada para dispositivos móveis.

Para esclarecer como funciona esse sistema, trataremos adiante dos benefícios de adotá-lo como software para gestão de protocolos. Confira!

Como funciona um sistema de protocolo online

Quando uma organização conta com um sistema de protocolo online, pode fazer um registro em duas vias relacionando a entrada ou saída de algum documento, objeto ou equipamento. Um protocolo sempre possui um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo).

Por que o protocolo é importante para o cidadão

Sabemos que a população, quando dá entrada em alguma solicitação, deseja ter o máximo de controle sobre a sua transição, isso sem contar que desejam ter fácil acesso à informação e rápido retorno.

A grande insatisfação da população com o serviço público muitas vezes se dá pela falta de agilidade ou pela comunicação que é feita de modo ineficiente.

Um sistema de protocolos online é relevante porque garante transparência e agilidade para que o solicitante tenha total acesso à informação sobre o andamento de suas solicitações. Para o órgão público também é muito importante porque agrega maior agilidade para a equipe que trabalha na organização pública, através da automatização de processos.

Em resumo, é uma forma que garante agilidade e segurança nos trâmites, garantindo que todo o histórico de uma solicitação seja acompanhado e fique registrado em um único sistema.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de protocolo online

Cadastros gerenciais para o universo de protocolos

Como uma organização pública lida com diversos tipos de solicitação, que vão desde serviços básicos aos cidadãos até procedimentos complexos com empresas e outros órgãos públicos, o sistema de protocolos é interessante porque permite que o administrador público faça uma organização gerencial dos:

• tipos de protocolo;
• setores;
• funções
• requerentes;
• usuários;
• entre outros.

Dessa forma, ao abrir um protocolo no sistema, o colaborador poderá imediatamente selecionar o tipo de protocolo que se enquadra em seu pedido.

Consulta de processos online

Pensando no cidadão, em sua segurança e na agilidade do atendimento, a consulta online de processos é o principal benefício de um sistema de protocolo online.

Essa funcionalidade é responsável por tornar o processo mais transparente, ágil e simples, agregando mais confiança e mostrando a organização e o cuidado que o órgão público tem diante de suas obrigações.

Gerenciamento de protocolos e tramitações

Além da possibilidade de consultar protocolos, um sistema especializado – como o e-protocolo da Elmar Tecnologia, por exemplo – garante que as organizações façam o gerenciamento de todos os protocolos registrados, sejam eles concluídos, pendentes ou em andamento.

Dessa forma, é possível realizar alterações em massa, emitir notificações e filtrar os protocolos por área ou outro tipo de critério.

Monitor com alertas da situação dos protocolos

Pensando ainda em gerenciamento, o controle de protocolo de documentos Elmar Tecnologia permite que o administrador crie alertas da situação de protocolos.

Essa funcionalidade é relevante para acompanhar o andamento de processos prioritários ou de grupos específicos de protocolos que necessitem de um acompanhamento em tempo real.

A interface do programa conta com um monitor de alertas da situação dos protocolos, fazendo com que as informações sejam consultadas de forma rápida e fácil, inclusive via dispositivos móveis.

Relatórios de tramitações

Todo trabalho realizado em uma organização pública precisa contar com transparência e fácil acesso à informações atuais e passadas. E com os protocolos não pode ser diferente.

Ao adotar um sistema de protocolos, é possível contar com o suporte de relatórios personalizados, que visam prestar contas sobre a quantidade e o conteúdo dos protocolos como um todo.

Dessa forma, os administradores têm o controle de protocolos abertos, pendentes e finalizados, tudo isso com a possibilidade de selecionar períodos específicos, tipos de protocolos e setores onde foram emitidos. Esse controle garante uma gestão mais otimizada e produtiva, já que tudo é feito de modo automatizado.

Se você atua na área de gestão pública, já pensou em adotar um sistema de protocolo online?

A Elmar Tecnologia, responsável pelo desenvolvimento de soluções corporativas para as mais diversas frentes da gestão pública, desenvolveu o E-Protocolo, com o objetivo de contribuir para o dia a dia de trâmites burocráticos, otimizando a produtividade, reduzindo custos e integrando informações.

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