Gestão pública eficiente: como otimizar tarefas e ganhar produtividade

Quem está inserido na gestão pública tende a contar com um grande volume de tarefas, no qual a maioria envolve um alto nível de documentações e processos burocráticos que necessitam de organização.

Independentemente de qual seja o segmento público em que atua, o fato é que as atribuições dessa gestão normalmente impactam diretamente ao público final, o que aumenta ainda mais a responsabilidade de manter os processos simples e ágeis.

Ao mesmo tempo, por nem sempre contar com o mesmo orçamento de uma empresa privada, seus processos tendem a ser manuais e, com isso, perdem eficiência, que pode acabar burocratizando serviços básicos para a população, como o agendamento de consultas e procedimentos médicos, matrículas e acompanhamentos escolares, solicitações de documentos etc.

Além disso, a comunicação entre os órgãos públicos também tende a ser prejudicada se não houver uma sistematização que garanta boas práticas eficientes.

Pensando nisso, trouxemos neste post dicas de como realizar a otimização de tarefas para uma gestão pública eficiente. Confira!

Utilizando a tecnologia em favor da gestão pública

É certo que a gestão pública pode usar o setor privado como exemplo de facilitação e desburocratização de processos, principalmente ao analisar as iniciativas que contam com a tecnologia para tal.

Com a digitalização de grande parte da população brasileira e com o aumento de demandas sociais, a tecnologia pode fazer com que as soluções provenientes do Estado estejam mais próximas dos cidadãos.

Além disso, ferramentas de comunicação digitais permitem que mais pessoas sejam atendidas, sem que para isso os órgãos públicos precisem dispor de mais colaboradores em seu quadro de funcionários.

Continue a leitura e saiba como você pode otimizar tarefas e ganhar produtividade com a tecnologia.

4 dicas de como otimizar tarefas e ganhar produtividade com a tecnologia

1.        Faça a gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos controla de forma prática e eficiente qualquer documento que desejar digitalizar.

Ela pode ser usada para melhorar processos internos e externos.

Esse simples passo já é suficiente para a otimização das atividades diárias da gestão pública, visto que permite:

  • Cadastrar um alto número de documentos e chaves digitalizadoras;
  • Facilitar o armazenamento de documentos sem dispor de um grande espaço físico;
  • Otimizar as buscas futuras por estes documentos;
  • Atualizar versões e informações nos documentos de forma automatizada;
  • Exportar dados quando necessário;
  • Transitar documentações via ambiente digital.

2.        Tenha um portal da transparência

Os portais da transparência são essenciais porque garantem o controle e a exibição de dados para transparência pública de sua entidade.

Por conta da Lei Complementar 131/2009, esse item se tornou cada vez mais relevante para o setor público. O texto desta Lei determina que “estejam disponíveis, em tempo real, informações pormenorizadas sobre a execução orçamentária e financeira da União, dos Estados do Distrito Federal e dos Municípios“.

Isso significa mais um item para que sua equipe tome conta. Portanto, o ideal é contar com um sistema que garanta o cumprimento da Lei de forma automatizada, garantindo produtividade para os responsáveis por esse setor.

Antes de implementar um portal da transparência, é necessário que se atente à uma ferramenta que tenha as seguintes funcionalidades:

  • Adequação a solicitações do Tribunal de Contas do Estado (TCE), Ministério Público Eleitoral (MPE), Ministério Público Federal (MPF) e Tribunal de Contas da União (TCU)
  • Exportação de arquivos para diversos formatos
  • Possibilidade de personalização e integração com sistemas de terceiros
  • Facilidade nas consultas
  • Possibilidade de envio de documentos personalizados (Leis, Planos de Cargo, etc.)
  • Seja integrado com sistemas de Gestão contábil, tributária e de gestão pessoal.

3.        Organize sua gestão tributária e contábil

Tanto a gestão tributária quanto a contábil possuem processos burocráticos que envolvem diversas entidades. Logo, sua administração tende a ser complexa e suscetível a erros, ainda mais na gestão pública.

Por conta disso, existem plataformas específicas que facilitam essas obrigações para o setor público, atendendo às necessidades dos departamentos tributários e contábeis.

Principais funcionalidades de um sistema de gestão tributária

  • Controla IPTU, Dívida Ativa, ITBI, Cadastro Mercantil, ISSQN, Fiscalização de empresas, Nota Fiscal avulsa e on-line;
  • Gerencia diversos tipos de alvarás e certidões;
  • Possibilita emissão de DAM’s de qualquer receita;
  • Conta com diversos relatórios gerenciais;
  • Permite consulta direta à receita federal a fim de obter dados da empresa e atividades conforme o CNAE e CNPJ fornecidos;
  • Conta com sistema de backup de segurança automático, agendado ou manual, ou backup on-line nas nuvens;
  • Permite emissão de guias de IPTU, Dívida ativa de IPTU e Certidões web através da integração com o portal do contribuinte;
  • Facilita o envio de guias de IPTU por e-mail;
  • Possui diversos relatórios gerenciais e administrativos;
  • Integração bancária com baixas de recebimentos através de convênios de retornos bancários de qualquer correspondente bancário;
  • Controle de usuários por perfil de acesso;
  • Auditoria do sistema.

Principais funcionalidades de um sistema de gestão contábil

  • Controle de todas as etapas de planejamento, execução orçamentária, financeira e de gerenciamento contábil;
  • Geração de arquivos para Tribunal de Contas do Estado;
  • Geração no padrão xbrl para Siconfi (RREO, RGF e DCA);
  • Adequado à DIRF;
  • Apuração de Percentuais da Educação, Saúde e Pessoal;
  • Utilização em nuvem.

4.        Crie uma metodologia de gestão pessoal

Pensando da porta do negócio para dentro, uma metodologia de gestão pessoal é importante porque otimiza o tempo gasto com questões internas, permitindo que mais esforços sejam direcionados para as questões externas de serviços à população.

Um sistema de gestão pessoal ágil conta com as seguintes funcionalidades:

  • Geração de arquivos para Tribunal de Contas do Estado;
  • Cálculo diferenciado e personalizado para atender suas necessidades;
  • Geração de arquivos para RAIS, DIRF, Manad, TCU, INSS, entre outros;
  • Integração com os sistemas E-Transparência Pública e E-Portal do Servidor;
  • Integração com sistemas de ponto eletrônico, margem consignável e bancos.

Desta forma, é possível ter em um único local:

  • O cadastro completo de todos funcionários,
  • A geração de arquivos em layouts específicos para envio a órgãos como TCE, Siprev, Dirf, bancos, entre outros.
  • A automatização de cálculos de 13o salário, férias, dentre outros;
  • Diversos modelos de contracheque online;
  • Relatórios mensais.

Esses são apenas alguns exemplos de como o uso da tecnologia pode contribuir para uma gestão pública mais eficiente e produtiva.

Porém, existem diversas outras soluções que podem se encaixar em suas necessidades. Se quiser conhecer mais sobre elas, confira nosso post sobre soluções corporativas que contribuem na gestão. Boa leitura!