Os benefícios do protocolo digital no setor público

O protocolo eletrônico é uma das muitas facilidades que a tecnologia trouxe para os órgãos públicos. Ele permite que os órgãos e cidadãos acompanhem o tramitar de processos de maneira descomplicada e menos burocrática. Para entender os benefícios da adoção do protocolo digital e a melhor maneira de fazer uma gestão de protocolos eficientes no setor público, leia este conteúdo que preparamos.

As vantagens do protocolo eletrônico no setor público

O protocolo eletrônico ou protocolo digital trouxe uma série de benefícios para o setor público e para os cidadãos. Entre eles, podemos destacar:

Processos mais ágeis: A tramitação de processos digitais é mais rápida do que processos físicos, pois este último envolve tempo de locomoção entre setores e órgãos, o que desperdiça tempo.

Redução de custos: Os processos em formatos digitais economizam espaço e custo de armazenamento, bem como o uso de papel.

Sustentabilidade: A diminuição do uso de papel é ótima para o meio ambiente.

Controle facilitado: A geração de protocolos eletrônicos permite o fácil acesso e controle dos processos através de apenas alguns cliques, evitando a perda de números de protocolos ou documentos físicos, e a locomoção do cidadão até o órgão apenas para verificar o status da solicitação.

Segurança: Processos eletrônicos podem ser criptografados e protegidos por senhas ou assinaturas digitais.

Como fazer uma boa gestão de protocolos eletrônicos no setor público

Agora que vimos as vantagens da adesão do protocolo digital nos órgãos públicos, precisamos pensar em como fazer essa gestão da melhor maneira possível para o setor e para os cidadãos. Algumas sugestões são:

Capacitar os servidores: É preciso que os servidores tenham treinamento de como mexer nas ferramentas necessárias, e consigam entender todo o processo e suas vantagens. Também é importante que os mesmos entendam sobre a importância de agir em conformidade com a LGPD.

Padronização dos processos: Definir um fluxo de trabalho, uma nomenclatura padrão e regras de indexação são ideais para que todos consigam acessar os protocolos de maneira fácil.

Escolher um bom sistema de protocolo: O sistema de gestão de protocolos a ser escolhido deve ser seguro, estar em conformidade com a LGPD, oferecer um bom suporte técnico, e oferecer ferramentas que sejam funcionais para o órgão.

Por que escolher o E-Protocolo para a gestão de protocolos eletrônicos no seu órgão público

O E-Protocolo, nosso software de gestão de protocolos eletrônicos, é intuitivo, seguro, e tem várias funcionalidades:

● Permite a consulta de processos online

● Dispõe de gerenciamento de protocolos e tramitações

● Oferece um monitor com alertas das situações dos protocolos

● Possibilita o cadastro de requerentes, usuários, tipos de protocolo, setor, funções, e outros parâmetros

Tudo isso pensado para facilitar a vida de servidores e cidadãos, tornando o serviço público muito mais eficiente e ágil para todos. A Elmar Tecnologia tem mais de 30 anos no mercado de softwares para a gestão pública, e temos centenas de clientes que confiam no nosso trabalho.

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